04.02.2010

Održana prezentacija novog softvera za digitalni arhiv

U periodu od 26. Januara do 02. Februara 2010. godine održana je prezentacija kojoj su prisustvovali zaposleni iz RGZ-a iz Arhiva, Digitalnog arhiva i Sken centra i koja je organizovana u cilju upoznavanja zaposlenih sa mogućnostima novog softvera koji će predstavljati okosnicu rada budućeg Digitalnog arhiva.

Prezentaciju je vršila firma“TSG”, koja je na osnovu projektne dokumentacije i razvijenog sistema od strane projektanata DA, izradila pomenuti softver i vršila obuku zaposlenih.

Sama prezentacija je kao prevashodni cilj imala upoznavanje zaposlenih sa sistemom Digitalnog arhiva, kao i uvod u buduću obuku, tako da su prisutni bili svi zaposleni iz oba odeljenja, raspoređeni u više grupa, radi potpunije pokrivenosti specifičnih sfera interesovanja, vezanih za pojedina radna mesta, kao i kvalitetnijeg praćenja prezentacije.

Zbog činjenice da je softversko rešenje koje je prezentovano zaposlenima izuzetno kompleksno i obimno, čitav proces predstavljanja sistema je izdeljen na više dnevnih prezentacija, koje su obuhvatale određene softverske module i specifičnosti:

I dan – Definicija meta podataka:

na kojoj je zaposlenima ukazano na programski modul čija je svrha da omogući precizan i jednostavan način definisanja meta podataka.

II dan – Workflow administracija:

predstavljanje programskog modula čiji se potencijal ogleda u mogućnosti definisanja i modelovanja radnih tokova, kako onih već postojećih, tako i onih koji još uvek nisu poznati. Kvalitativni dobitak za ceo RGZ ovim modulom je u tome što je upravljanje radnim tokovima potreba svih sistema zastupljenih u Zavodu.

III dan – Unos meta podataka:

odnosi se na poboljšanja koja se tiču bržeg i znatno preciznijeg unosa metapodataka i njihove kontrole.

IV dan – Administracija sistema:

deo koji pruža budućim administratorima niz mogućnosti u vezi sa dodelom rola koje će biti definisane u sistemu, kao i njihovim pravima, ali i raznim statističkim izveštajima koje će sistem biti u mogućnosti da prati i generiše.

V dan – Skeniranje:

poseban aplikativni modul koji kroz jedinstveni korisnički interfejs omogućava lako skeniranje i navigaciju kroz skenirane dokumente, bez obzira na kom se uređaju radi.

VI dan – Kontrola:

proces kontrole kvaliteta izlaza, tj. skeniranih dokumenata.

Treba naglasiti da su svi zaposleni imali aktivnu ulogu prilikom prezentacije, jer im je bilo omogućeno da postavljaju pitanja kao i da upućuju sugestije kreatorima softvera, ali i da razmatraju potencijalna rešenja kroz kraće diskusije.

Na kraju se može reći da su opšti utisci izuzetno pozitivni i da su realna očekivanja da će Digitalni arhiv uskoro dobiti softverski alat, koji će služiti za obavljanje osnovne delatnosti na višem i savremenijem nivou, sa prostorom za sva eventualna proširenja.